PRIVACY 個人情報保護方針
Part1：個人情報保護方針
理念
株式会社エクススタッフは、各種契約代行業務等のアウトソース先として、秘匿性の高い個人情報をお預かりしています。また、従業員等の個人情報も多数保有しています。
これらの個人情報は等しく貴重な個人財産であることを認識し、それらを適切に取り扱うとともに、その保護に努めます。
基本方針
個人情報は、あらかじめ本人に通知し、または公表した利用目的の達成に必要な範囲内での取得、利用及び提供を行います。
また、取得した個人情報が目的外に利用されることの無いよう、適切な対策を講じます。個人情報保護法をはじめとした、個人情報の取り扱いに関する法令、指針その他の規範を遵守します。
個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩等を防止する為、適切な安全管理措置を講じます。
個人情報の取扱いに関する苦情や、開示、訂正、利用停止等のご要望及びお問合せに対しては、できる限り速やかに対応し、必要に応じて是正を講じます。
社内教育・啓発活動を実施して個人情報の適正な取扱いについて周知徹底に努めるとともに、個人情報保護目的の設定と達成を通じてマネジメントシステムを継続的に見直し、改善を図ります。
これらのことを実施するために、個人情報の保護に関する責任者を明確にし、社内規程を制定することにより管理体制を整備します。
制定：平成17年07月10日
改訂6版：令和02年12月21日
株式会社エクススタッフ代表取締役 平久井 剛
個人情報の取扱いに関する問合せ
TEL.03-5759-5225
E-mail：p_info@ex-staff.jp
担当：情報管理責任者
個人情報総合窓口
（当窓口では以下のお問合せを承ります
・個人情報保護方針の内容に関するお問合せ
・弊社が保有する個人情報の開示等のご請求
・弊社が保有する個人データの取扱いに関する苦情に関するお申し出
お電話（代表：03-5759-5225）もしくはお問い合わせフォームからお問い合わせください。
担当：情報管理責任者 堀越一博
Part2：当社の個人情報の取り扱いについて
組織の名称ならびに個人情報保護管理者の氏名等
組織の名称：エクススタッフ株式会社
住所：東京都品川区西五反田2丁目4-2 東海ビルディング4F
代表者名：平久井 剛
個人情報担当窓口：情報管理責任者 堀越一博
個人情報の利用目的について
2.1.業務関係
2.1.1. 販売活動等に伴い取り扱う個人情報
- ・販売業務に伴う、契約手続き、書類送付などの業務の遂行
- ・取扱品目に応じた関連業者、行政等への情報提供
- ・信販会社への情報提供
2.1.2. 業務代行受託に伴い取扱う個人情報
- ・業務の受託に伴い、委託元からお預かりする訪問先名簿等
- ・業務の執行に伴い、架電、訪問先の方から一時的に取得した契約情報等
※上記で当社が一時的に取得する個人情報は委託元への返却・提出後は当社の管理責任範囲を外れますので、開示等のご請求等の対象から外れます。
2.2.ご来社になられるお客様の個人情報
- ・受託業務の執行に伴う業務連絡
- ・保安管理
2.3.当社の役員に関する個人情報
- ・当社の業務執行に必要な手続き及び連絡調整
2.4.当社の従業員（派遣、パート、アルバイト等含む）に関する個人情報
- ・採用活動に必要な手続き及び連絡調整
- ・人事管理に伴う各種手続き
- ・その他業務上の事務連絡
2.5.当社の取引先（委託業者等）に関する個人情報
- ・資格要件の確認を含む契約に関する手続き
- ・委託業務の実施、請求及び支払いに関する事務連絡
2.6.採用応募者に関する個人情報
- ・採用活動に関連する諸対応
2.7.サービス・事業等へのお問い合わせに関する個人情報
- ・お問い合わせに対する回答、情報提供、および関連する諸対応
個人情報の適正な取扱いについて
3.1.個人情報をご提供いただくにあたっての注意事項
個人情報の提供はご本人の任意です。但し、必要な個人情報を提供いただけない場合には当社のサービスをご提供させていただくことができませんのであらかじめご了承ください。
3.2.本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得
当社のホームページ上からクッキーやウェブビーコン等を用いるなど、ご本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得は行っておりません。クレーム等を電話で対応させて頂く際は、内容の正確性を期するため、通話内容を録音させていただくことがあります。
3.3.個人情報の第三者提供について
当社は、お客様からご提供いただきました個人情報は、下記のいずれかに該当する場合を除き、第三者に開示または提供いたしません。
- ・お客様の同意をいただいている場合
- ・法令に基づく場合
- ・人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、お客様の同意をいただくことが困難な場合
- 合併、会社分割、営業譲渡その他の事由によって事業の承継がおこなわれる場合
3.4.個人情報の取り扱いの委託について
- ・利用目的の達成に必要な範囲内で、当社が業務委託先に対して個人情報を委託することがあります。
この場合、当社が定めた基準を満たす者を委託先として選定するとともに、個人情報の取り扱いに関する契約の締結や委託先において個人情報の安全管理が図られるよう適切に監督します。
個人情報の開示等の請求手続きについて
当社の管理下にある保有個人データ（個人情報の内、当社が開示・訂正・削除等の権限を有するもの）について、ご希望により開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止または消去、第三者提供の停止）をご請求いただくことが出来ます。
条件や手続については「Part3: 保有個人データ又は第三者提供記録に関する事項の周知について」の5．開示等の請求等に応じる手続をご参照ください。
Part3：保有個人データ又は第三者提供記録に関する事項の周知について
組織の名称及び住所並びに代表者の氏名
組織の名称：エクススタッフ株式会社
住所：東京都品川区西五反田2丁目4-2 東海ビルディング4F
代表者名：平久井 剛
個人情報保護管理者の氏名、所属及び連絡先
個人情報担当窓口：情報管理責任者 堀越一博
電話番号：03-5759-5225
ｅメールアドレス：p_info@ex-staff.jp
保有個人データの利用目的
「Part2: 当社の個人情報の取り扱いについて」の「2.個人情報の利用目的について」をご参照ください。
当社が個人情報を取得した場合は、上記「Part2: 当社の個人情報の取り扱いについて」の「2.個人情報の利用目的について」に利用目的を公表している場合を除いて、速やかにご本人に通知するか、公表いたします。
保有個人データの安全管理のために講じた措置
保有する個人データを安全に管理・運営するよう、外部からの不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏えい、組織外への不正な流出等、危険防止に対する合理的かつ適切な安全対策を実施しています。また、安全管理に関する手順書を整備し、個人情報保護に関する教育の実施と、内部監査等によるチェックを行なっています。
個人情報の開示等の請求手続きについて
当社の管理下にある保有個人データ（個人情報の内、当社が開示・訂正・削除等の権限を有するもの）について、ご希望により、以下の条件・手順にて、開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止または消去、第三者提供の停止）をご請求いただくことが出来ます。
5.1.開示等の求めの手続ができる方
- ・ご本人様
- ・ご本人様が未成年者または成年被後見人の場合はご本人様の法定代理人
- ・開示等の求めの手続についてお客さまご本人が委任した代理人
5.2.開示等の求めの際の必要書類
（ご本人様が手続きされる場合）
- ・当社所定の開示等申込書 （5.3参照）
- ・本人確認書類 (住民票・運転免許証・戸籍謄抄本・パスポートコピー可)
- ・印鑑登録証明書
（代理人の方が手続をされる場合）
- ・当社所定の開示等申込書
- ・本人確認書類（ご本人様・代理人様分両方）
- ・当社指定の委任状
5.3.開示等の求めの受付先
5.4.費用
個人情報の開示・利用目的の通知をご請求される場合、1回のご請求ごとに、330円（税込）をご負担いただきます。
切手の同封あるいは郵便小為替を同封にてお願いいたします。
5.5.開示等に対する回答の方法・時期等
本人様の個人情報である事が確認できましたら、合理的期間内に、本人様あてに、申請書さまのご要望に応じて、書面あるいは電子メール等でご回答いたします。
法令上の制約により回答ができない場合には、理由を明示した上でその旨をお知らせいたします。
お問い合わせ・苦情の受付先
個人情報に関するお問合せ、苦情等につきましては、以下の窓口にご連絡ください。
株式会社エクススタッフ個人情報保護問合せ窓口
電話番号：03-5759-5225
ｅメールアドレス：p_info@ex-staff.jp